Une demande portant sur plusieurs implantations exige un circuit de décision clair. Utilisez ce modèle de matrice RACI pour attribuer chaque tâche, désigner le pilote multisite et valider le périmètre avant de contacter AML. Les informations techniques propres à chaque implantation peuvent être préparées avec la checklist dédiée, tandis que la page de service présente le contrôle des racks selon la norme NF EN 15635.
Définissez les quatre niveaux de responsabilité
La matrice RACI attribue un rôle précis à chaque participant pour chaque décision. Elle évite les validations implicites, les demandes contradictoires et les informations bloquées entre plusieurs services. Remplacez les fonctions proposées par les noms des personnes concernées dans votre organisation.
- R — Réalise : prépare l’information ou exécute l’action
- A — Approuve : prend la décision finale et engage la validation interne
- C — Consulté : apporte son expertise avant la décision
- I — Informé : reçoit la décision sans intervenir dans sa validation
Nommez les acteurs de votre demande multisite
Limitez le nombre de rôles et attribuez-les avant de lancer la collecte. Une même personne peut occuper plusieurs fonctions si votre organisation le nécessite, mais chaque action doit conserver un responsable identifiable et un seul approbateur final.
- Décideur interne : approuve le périmètre et les arbitrages
- Pilote multisite : centralise les réponses et tient la version de référence
- Relais local : coordonne les informations de son implantation
- Contributeur métier : répond sur son domaine lorsqu’une expertise interne est nécessaire
- Interlocuteur devis : échange avec AML et transmet les réponses en interne
Adaptez cette matrice RACI prête à l’emploi
Reprenez chaque ligne dans votre outil de suivi et remplacez les fonctions par des noms. Cette matrice concerne la gouvernance de la demande ; le relevé des racks, des zones et des contraintes de chaque site doit rester dans les fiches opérationnelles correspondantes.
- Établir la liste initiale des sites — R : pilote multisite ; A : décideur interne ; C : relais locaux ; I : interlocuteur devis
- Compléter les fiches locales — R : relais local ; A : pilote multisite ; C : contributeurs métier ; I : décideur interne
- Signaler une donnée manquante — R : relais local ; A : pilote multisite ; C : contributeur concerné ; I : interlocuteur devis
- Arbitrer l’inclusion ou l’exclusion d’un site — R : pilote multisite ; A : décideur interne ; C : relais concerné ; I : interlocuteur devis
- Harmoniser les réponses reçues — R : pilote multisite ; A : pilote multisite ; C : relais locaux ; I : décideur interne
- Valider le périmètre définitif — R : pilote multisite ; A : décideur interne ; C : relais locaux ; I : interlocuteur devis
- Présenter la demande à AML — R : interlocuteur devis ; A : décideur interne ; C : pilote multisite ; I : relais locaux
Installez un circuit de validation en trois statuts
Utilisez des statuts identiques pour toutes les implantations afin de visualiser immédiatement l’avancement. Le passage d’un statut à l’autre doit être effectué par la personne désignée dans la matrice, et non déduit d’un échange informel.
- À compléter : le relais local doit encore fournir ou corriger des informations
- À arbitrer : une décision du pilote multisite ou de l’approbateur est nécessaire
- Validé : le périmètre local peut être intégré à la synthèse destinée à la demande de devis
Créez une synthèse de pilotage unique
La synthèse multisite doit présenter l’état des décisions sans recopier toutes les données techniques des fiches locales. Donnez-lui un numéro de version et désignez le pilote comme propriétaire du document afin d’éviter la circulation de tableaux concurrents.
- Nom ou référence interne de la demande
- Nom du pilote multisite et de l’approbateur
- Date et numéro de la version active
- Sites validés dans le périmètre
- Sites en attente d’arbitrage
- Sites exclus par décision interne
- Relais désigné pour chaque implantation
- Questions regroupées pour AML
- Date de la dernière validation interne
Encadrez les modifications du périmètre
Après la première validation, toute modification doit être enregistrée avant d’être intégrée à la demande. Cette règle permet de conserver une vision commune lorsque l’ajout d’un site, son retrait ou un changement d’interlocuteur intervient pendant la préparation.
- Décrire la modification demandée
- Identifier la personne à l’origine de la demande
- Indiquer le site concerné
- Expliquer l’effet sur le périmètre déjà validé
- Nommer la personne chargée de l’arbitrage
- Consigner la décision et sa date
- Mettre à jour le numéro de version de la synthèse
- Informer les relais concernés
Préparez une réunion interne de validation courte
Organisez un point final centré sur les décisions encore ouvertes. Les informations déjà validées n’ont pas besoin d’être reprises en détail : la réunion doit aboutir à un périmètre exploitable et à l’autorisation de contacter AML.
- Confirmer l’identité du pilote multisite
- Valider la liste des implantations incluses
- Décider du traitement des sites encore en attente
- Attribuer les dernières informations à compléter
- Confirmer le besoin principal présenté à AML
- Regrouper les questions à poser lors du premier échange
- Désigner la personne autorisée à demander le devis
Vérifiez la gouvernance avant la demande de devis
Effectuez ce dernier contrôle sur la matrice et la synthèse de pilotage. Consultez ensuite la page consacrée au contrôle des racks pour comprendre la prestation présentée par AML, puis utilisez la page de contact pour demander un devis gratuit.
- Chaque action possède une personne chargée de la réaliser
- Chaque décision possède un seul approbateur final
- Le pilote multisite tient la version de référence
- Chaque site dispose d’un relais identifié
- Les arbitrages non résolus sont visibles
- Le périmètre final a reçu sa validation interne
- L’interlocuteur chargé de contacter AML est désigné
- La synthèse porte une date et un numéro de version
Questions fréquentes
Une matrice RACI est-elle utile avec seulement deux ou trois sites ?
Oui, dès que plusieurs personnes participent à la collecte ou à la validation. Une matrice courte suffit pour identifier le pilote, les relais locaux et l’approbateur final.
Le pilote multisite peut-il également contacter AML ?
Oui. Une personne peut cumuler ces deux rôles si elle centralise les informations et dispose de l’autorisation interne nécessaire pour présenter la demande.
Peut-on désigner plusieurs approbateurs pour une même décision ?
Il est préférable de conserver un seul rôle A par ligne. Plusieurs personnes peuvent être consultées, mais l’approbateur final doit rester clairement identifiable.
Comment gérer l’ajout d’un site après la validation du périmètre ?
Enregistrez la demande de modification, faites-la arbitrer par la personne désignée et créez une nouvelle version de la synthèse. Informez ensuite les interlocuteurs concernés.
Où relever les informations techniques de chaque implantation ?
Utilisez la checklist de préparation d’un contrôle annuel de racks. Elle aide à structurer les zones, les équipements, les accès et les éléments disponibles pour chaque site.
Comment demander un devis après la validation de la matrice ?
Appelez AML au 03.20.87.91.61 ou utilisez la page de contact pour présenter le périmètre multisite validé. Le devis est gratuit.
Votre matrice RACI et votre périmètre sont validés ?
Présentez à AML votre synthèse multisite, la liste des implantations validées et les questions à traiter. Appelez le 03.20.87.91.61 ou accédez à la page de contact pour demander un devis gratuit.